Экспедиторская компания: ставки, события и документы

Сценарий экспедитора связывает запрос клиента, котировки перевозчиков, мультимодальный маршрут, документы, события и взаиморасчёты.

Исходная ситуация и узкое место

Ставки устаревают, этапы перевозки отслеживаются вручную, а прибыльность заказа меняется из-за дополнительных расходов, которые поздно согласуют.

Какой контур автоматизации нужен

• запрос, груз, Incoterms и требования
• котировки, перевозчики и срок действия ставки
• букинг, плечи маршрута и контрольные даты
• комплект документов и исключения
• счета поставщиков, счёт клиенту и маржа

Как проходит сквозной процесс

Запрос собирает сопоставимые ставки, выбранный вариант создаёт перевозку и события. Задержка эскалируется, новый расход проходит согласование, закрытие сверяет документы и деньги.

Какие показатели проверить на пилоте

• срок подготовки ставки
• отклонение ETA
• полнота документов
• допрасходы без согласования
• маржа отправки

Границы сценария

Линии, авиакомпании, железная дорога и трекинг имеют разные API. Статус считается подтверждённым только из проверенного источника.

Версия ставки и обязательств

Запрос клиента фиксирует маршрут, груз, даты, базис, транспорт и требования к документам. Каждое предложение перевозчика и расчёт клиенту имеют срок действия, валюту и включённые услуги. Подтверждение создаёт неизменяемую коммерческую версию. Последующие доплаты проходят согласование и не растворяются в переписке.

Контроль цепочки исполнителей

Одна перевозка может включать автомобильное плечо, терминал, линию, брокера и последнюю милю. Для каждого участника задаются обязательство, контрольная дата и документ. Экспедитор видит зависимость событий: задержка на первом плече пересчитывает риски следующих, но изменение обещания клиенту выполняется ответственным сотрудником.

Работа с исключениями

Демередж, простой, досмотр, повреждение или отсутствие документа оформляются отдельным случаем. Он содержит факты, уведомления, ответственного, возможную сумму и решение. Претензия связывается с исходной перевозкой и договорами сторон. Система не назначает виновного автоматически только по первому сообщению.

Финансовое закрытие

Доходы и расходы собираются по перевозке, поставщику услуги и валюте. Начисление подтверждается договором, ставкой и фактом исполнения, затем сверяется с документами и счётом. Курсовая разница и дополнительные услуги отражаются отдельно. Закрытая перевозка показывает ожидаемую и фактическую маржу с объяснёнными корректировками. Дебиторская и кредиторская задолженность остаются связаны с исходной услугой до окончательного расчёта сторон и получения закрывающих документов.

Следующий шаг

Проведём одну импортную или экспортную отправку со ставками, событиями и маржой.